Projektstyring kan være en stor udfordring, især i frivillige projekter, der ofte har færre ressourcer og mindre tid til rådighed. Men fortvivl ikke! Der findes værktøjer, der kan hjælpe med at tackle disse udfordringer og sikre frivilligprojektets bæredygtighed.

I løbet af foråret vil Byens Hus – vi skaber sammen dele ud af konkrete værktøjer til projektstyring og kulturproduktion. Værktøjskassen rummer alt fra metoder som interessentanalyse og GANTT-kort til trepunktsestimat og succesiv kalkulation.

I denne artikel skal det handle om er det metoden målhierarki (også kaldet Objective Breakdown Structure - OBS). Få inspiration fra konkrete eksempler, lær de 6 enkle trin og få desuden en gratis skabelon til at anvende målhierarki direkte i det projekt, du sidder med netop nu.

Læs videre for at opdage, hvordan målhierarki kan hjælpe dig med at få succes i dit projekt.

Bryd dit projekt ned i mindre bidder

Målhierarki hjælper med at bryde projektet ned i konkrete mål og delmål, så man sikrer, at projektets indsatser er relevante i forhold til projektets endelige produkt eller formål.

Ved at tage udgangspunkt i projektets formål og bryde det ned i en række konkrete mål og delmål bliver det nemmere at se sammenhængen i projektets opgave og sikre, at alle målene er entydige og relevante. Det er ligesom at lave en madopskrift, man skal have alle ingredienserne på plads, før man kan begynde at lave maden. På samme måde, er det vigtigt at have klare mål for at kunne bygge et projekt op.

Et eksempel på et konkret projekt, hvor målhierarki kan være nyttigt, kan være et kulturprojekt*, hvor man ønsker at skabe en specifik kulturel oplevelse for en given målgruppe. I dette eksempel kan man anvende målhierarki til at sikre, at alle involverede i projektet kender indsatserne og arbejder mod det samme formål.

Målbarhed

Et andet konkret eksempel er et projekt som Byens Hus netop står overfor, nemlig at skabe en frivilligdrevet bar i Agoraen. Et formål i den forbindelse kunne være, at baren skal være økonomisk bæredygtig og skabe en social ramme for lokalsamfundet. I den forbindelse kan målhierarki bruges til at bryde dette formål ned i konkrete mål og delmål. Det kan f.eks. være at skaffe finansiering ved at ansøge om offentlige tilskud, at rekruttere frivillige ved at afholde rekrutteringsmøder og at annoncere på sociale medier, at udvikle en forretningsplan ved at undersøge markedet og konkurrenterne, at skaffe kunder ved at markedsføre baren via sociale medier og lokale annonceringer, at opretholde økonomisk bæredygtighed ved at øge salget og minimere omkostningerne osv. Listen er lang, og alle disse mål har en række indsatser, som man efterfølgende kan uddybe i målhierarkiet.

6 enkle trin

Metoden er bygget op som nogle enkle trin beskrevet her:

Trin 1: At opbygge et målhierarki kan ofte tage udgangspunkt i projektets formål, men det er ikke et krav. Metoden kan anvendes for ethvert mål eller formål, da den er enkel at bruge. Når et mål eller formål er fastlagt, kan man bevæge sig ned i hierarkiet ved at spørge "Hvordan?" og op i hierarkiet ved at spørge "Hvorfor?".

Trin 2: Det er muligt at uddybe hierarkiet ved at spørge "Hvordan?" og ved at fortsætte med at stille dette spørgsmål, kan målene blive mere og mere detaljerede, indtil man når milepælene.

Trin 3: Efter at have undersøgt detaljerne, kan man gå op i hierarkiet ved at spørge "Hvorfor?" for at få et overblik over projektet. Det er vigtigt at gennemføre denne proces flere gange for at få et helhedssyn.

Trin 4: Formålet og målene kan adskilles ved at trække en streg, hvor projektet slutter. Det betyder, at man skal være opmærksom på hvad man står med i hånden, når projektet er færdigt.

Trin 5: Efter målhierarkiet er opbygget, kan de nederste mål ofte anvendes direkte til at udarbejde indsatsområder for den kommende planlægning. Hvis disse mål er for detaljerede, vil man allerede være nået ned i milepælsniveau. Det er derfor vigtigt, når der arbejdes med målhierarkiet, at sørge for et rimeligt ensartet detaljeringsniveau i de forskellige grene af hierarkiet.

Trin 6: Som sidste trin er det nu muligt at definere formål, projektmål, succeskriterier og samtidig se den indbyrdes sammenhæng mellem dem. Dette gør det nemmere at følge projektet, og sikre at det når det mål man har sat sig.

En af de bedste ting ved målhierarki er, at det giver et klart overblik over målenes indbyrdes sammenhæng. Det er trods alt nemmere at kommunikere projektet til andre og sikre, at alle er enige om retningen, når man har en køreplan og ved hvor man skal af og hvornår.

Så kære frivillige kulturskabere, hvis I har brug for at sikre, at jeres projekter når godt i mål og skaber den ønskede kulturelle værdi, så kan målhierarki være løsningen. Det er nemt at anvende, og det giver et klart overblik over projektet. Så lad os komme i gang med at bygge nogle fantastiske kulturprojekter sammen!

Hent skabelon til opstilling af målhierarki her

 

Har du lyst til at høre mere om muligheden for at blive frivillig i Byens Hus’ mange projekter, så skriv til byenshus@gentofte.dk