Kriterier for brug af lokaler i Byens Hus
I det følgende dokument beskrives, hvem der kan booke lokaler i Byens Hus og hvordan lokalerne fordels.
Visionen for Byens Hus er, at:
Byens Hus skal danne ramme om fællesskaber og gode oplevelser: Her mødes mennesker om fælles interesser på tværs af samfundslag, alder, kultur og religion.
Byens Hus skal understøtte borgernes initiativer og virkelyst: Læring og formidling er i fokus til gavn for kommunens borgere i alle aldersgrupper.
I Byens Hus tør vi gøre tingene på nye måder: Her skabes og udvikles fællesskaber på tværs af traditionelle skel mellem foreninger, private aktører, borgere, frivillige og kommune.
Kriterier for brug af lokaler
I samarbejdsaftalen mellem Gentofte Kommune og Foreningen Byens Hus er der vedtaget følgende kriterier for aktiviteter i Byens Hus:
- Aktiviteter må ikke være forkyndende
- Aktiviteter må ikke være kommercielle
- Aktiviteter skal give noget tilbage til huset
- Aktiviteter skal bidrage til husets mangfoldighed
- Aktiviteterne må ikke være af privat karakter
Forudsætninger for at booke lokaler i Byens Hus:
Ud over de ovenstående kriterier er der følgende krav til arrangører:
Fælles:
- I Byens Hus er der ingen driftsressourcer til afvikling af aktiviteter, derfor skal alle brugere selv afvikle deres aktiviteter inkl. Opsætning og nedtagning. (se husorden for nærmere info).
For seriebookinger:
- At booke faste lokaler i Byens Hus kræver medlemskab af Foreningen Byens Hus
- Medlemmer skal være borgere, aktører, foreninger, som er hjemmehørende i Gentofte Kommune.
- Alle faste arrangører/tovholdere på aktiviteter i Byens Hus, skal i forbindelse med at aktiviteter i huset startes op, have en gennemgang af husorden og teknik på et af de månedlige intromøder til Byens Hus.
- Det forventes at medlemmer og faste arrangører deltager/stiller med en repræsentant på de fire årlige Husmøder, hvoraf det ene er generalforsamlingen.
- At medlemmer og faste arrangører deltager aktivt, så vidt muligt, på de to årlige fællesarrangementer i Byens Hus, Kultur og Festdage samt GentofteNatten.
For enkelt bookinger:
- Enkelt-bookinger behøver ikke at være medlemmer af Byens Hus, men der lægges vægt på, at arrangementet har et almennyttigt formål og/eller er særlig relevant i en Gentofte-kontekst. Ønsker man at indgå i det årlige lokalefordelingsrul, skal man være medlem.
- Ikke hjemmehørende foreninger / frivillig drevne organisationer kan booke enkelttider i huset mod betaling, hvis aktiviteten er almennyttig og entré/deltagerbetaling ikke er over 100 kr.
OBS: Alle, der booker lokaler i Byens Hus, skal være opmærksomme på, at ledelsen i Byens Hus forbeholder sig retten til at ombooke eller aflyse aktiviteter i tilfælde af betydningsfulde arrangementer og begivenheder samt force majeure.
Byens Hus dækker ikke eventuelle omkostninger i forbindelse med aflysninger eller ombookinger, men forsøger så vidt muligt, at være behjælpelige med alternative lokaler.
Betaling
- Medlemmer af Foreningen Byens Hus, der opfylder ovenstående kriterier kan booke lokaler i Byens Hus gratis.
Entré/deltagerbetaling
- Almennyttige foreninger må tage entre for aktiviteter afholdt i Byens Hus.
- Frivillige arrangører kan tage en entré/deltagerbetaling op til 100kr, men betalingen skal gå direkte til gennemførsel af aktiviteten herunder materialer, ikke til kommerciel indtjening. Dette skal kunne bevises på forespørgsel fra bestyrelsen.
Deadlines og tider:
- Ønsker om faste lokaler i Byens Hus indsendes fra d. 1. januar til 1. marts for lokaleønsker fra august-juli
- Den endelige fordeling af faste lokaler sker og meldes ud til alle senest 1. april for lokaler fra den følgende august-juli.
- Ad hoc bookinger kan foretages, så snart de faste lokaler er fordelt.
- Store begivenheder og festivaler skal så vidt det er muligt meldes ind inden 1. april, så de kan indgå i lokalefordelingen fra start.
- Foreninger, der ikke er hjemmehørende i Gentofte kommune kan booke ”resttid”.
- Aktiviteter i Byens Hus skal være afsluttede senest kl. 22.00
- Alle arrangører skal have forlagt huset senest 22.30
- Alarmen sættes på kl. 23.00 – kommer der fejlalarmer grundet personophold, betales bøden af arrangøren.
- Bookingen skal gælde, fra det øjeblik du ankommer indtil du forlader lokale dvs. inkl. opstilling og nedtagning.
- Den bookede tid til opsætning/nedtagning skal være realistisk og rimelig for resten af husets brugere, således at lokaler udnyttes mest muligt til aktiviteter.
- Hver januar/august vil der være en status på faste bookinger, hvor lokalefordelingsudvalget ser på om: bookingerne bliver brugt, om lokalet matcher aktiviteten og husordenen overholdes.
Byens Hus forbeholder sig retten til at omplacere aktiviteter i tilfælde af akutte behov, force majeure eller begivenheder af høj prioritet.