Retningslinjer for lån af kommunale lokaler

For at sikre adgang til faciliteterne og en effektiv udnyttelse af ressourcerne, skal I booke de ønskede lokaler på Frederikshavn Kommunes Fritidsportal.

I kan tidligst oprette en booking 10 dage før den planlagte aktivitet af hensyn til service, alarmregistrering og rengøring. Ønsker I at booke før skal I kontakte Fritid og Folkeoplysning.

Når bookingen er godkendt, vil foreningen modtage en kvitteringsmail, mailen sendes til den primære kontaktperson.

Bemærk, at der ikke må bookes til kommerciel- eller private formål.

I skal kontakte teknisk servicemedarbejder senest fem hverdage før jeres første booking.

Dette for at sikre adgang, samt få den nødvendige information om de gældende ordensregler og andre relevante oplysninger i forbindelse med jeres booking.

Ovenstående er gældende for alle foreninger og alle typer af booking: enkelt-, serie- og sæsonbooking.

Direkte link: Kontaktoplysninger

Foreningen eller den person, hvis navn står på bookingtilladelsen, har det fulde ansvar for, at lokalerne og faciliteterne anvendes i overensstemmelse med de gælendende retningslinjer på stedet.

Lokalerne skal afleveres i samme stand, som de blev modtaget – præcis som man selv ønsker at modtage dem.

Der skal være en ansvarlig person på minimum 18 år til stede under hele bookingperioden.

Lokalerne skal afleveres i samme stand, som de blev modtaget. Den bookingansvarlige har ansvaret for dette, ellers vil der blive faktureret for ekstra rengøring og/eller oprydning.

Hvis I oplever uacceptable forhold ved ankomst, skal I henvendelse jer skriftligt til Fritid og Folkeoplysning på Fritid@Frederikshavn.dk. Sørg for at beskrive problemet tydeligt og præcist, så det kan blive håndteret hurtigt og effektivt.

I kan kun anvende de anviste lokaler i det tildelte tidsrum.  

I har adgang 15 minutter før jeres booking starter og skal være ude af lokalet senest ved sluttidspunktet.

Hvis en anden forening har booking før jer, bedes I vente, indtil deres booking er slut.

Særligt for omklædningsrum

Omklædningsrummene kan benyttes fra 15 minutter før og op til 30 minutter efter den tildelte tid.

I haller og gymnastiksale med omklædning og badefaciliteter aktiveres alarmerne 30 minutter efter jeres bookede sluttid.
 

Hvis I ikke overholder tiderne, faktureres I for alarmudkald.

Vi gør opmærksom på, at affald skal sorteres efter de gældende regler i de korrekte beholdere og containere. 

Affaldsposerne skal smides i affaldscontainerne, og flasker, dåser og anden emballage skal I tage med jer.

Det er ikke tilladt at medbringe dyr ved anvendelse af kommunale lokaler.

Der er generelt rygeforbud i Frederikshavn Kommunes bygninger.

Derudover har Frederikshavn Kommune forbud mod indtagelse af alkohol i de lokaler, som Fritid og Folkeoplysning administrerer udlån af.

Det er ikke tilladt at bruge harpiks i de kommunale lokaler / haller. 

Hvis der undtagelsesvis skal spilles kampe, hvor det er nødvendigt, skal dette aftales med Frederikshavn Kommune.

Foreningen vil blive faktureret for den fornødne rengøring efter brug af harpiks.

Bassinlivredder

Bemærk, at der skal være livreddere til stede, hvis jeres forening skal afholde aktiviteter i en svømmehal.

Når folkeoplysende foreninger booker tider i svømmehaller eller svømmesale, er det en forudsætning, at der er tilstrækkelige bassinlivreddere til stede. Hvis faciliteten ikke stiller med livreddere eller bassinlivreddere, skal foreningerne selv sørge for at have bassinlivreddere. Livredderen skal have en gyldig prøve, som skal fornyes årligt.

For mere information om vandsikkerhed, henviser vi til SvømDanmark. 

Direkte link: SvømDanmark.

Skolernes køkken er ikke et produktionskøkken, og der må ikke produceres mad med henblik på videresalg.

Der må gerne anrettes og opvarmes mad.

Herudover er det de lokale retningslinjer på det enkelte sted, der er gældende.

Opsætning af reklame m.m. kræver Kommunens forudgående tilladelse.

Hvis I har spørgsmål eller ønsker at opsætte reklame eller andet i de kommunale haller/andre lokaler, skal I kontakte Fritid og Folkeoplysning.

Hvis I har brug for at aflyse en booking, skal det gøres via Fritidsportalen senest fem hverdage før aktiviteten.

Hvis aflysningen sker senere, vil I blive opkrævet et gebyr for den bookede tid.

For at undgå, at skoler/institutioner står uden opsyn, skal I altid informere Fritid og Folkeoplysning samt den tekniske servicemedarbejder, også ved akutte aflysninger.