Krav til vedtægter for en frivillig folkeoplysende forening
En række frivillige folkeoplysende foreninger har en hovedorganisation der ofte har en skabelon til vedtægter for sine tilknyttede foreninger. Der er ikke lovgivningsmæssige krav til hvordan vedtægterne skal se ud, men der er en række minimumskrav til vedtægterne for at en forening kan betragtes som en frivillig folkeoplysende forening.
Formålet med vedtægter er at danne en ramme for hvordan en forening skal fungere. De gode vedtægter danner en overodnet ramme for arbejdet i foreningen, uden at være for detaljerede. Vedtægter kan kun ændres på en ordinær eller ekstraordinær generalforsamling og det er derfor ikke hensigtsmæssig hvis vedtægterne jævnligt skal ændres. Samtidigt udvikler samfundet og foreninger sig løbende og det er meget normalt at en forenings vedtægter ændres når der er gået nogle år. For langt de fleste foreninger ændres vedtægterne i forbindelse med den årlige generalforsamling. Husk at kommunen også skal have de opdaterede vedtægter, og at det kan være en god ide at tjekke med kommunen (inden opdateringen) om ændringerne kan godkendes.
Når vedtægerne er godkendt på stiftende generalforsamling skal de underskrives.
Minimumskrav til vedtæger, hvis man gerne vil godkendes i Halsnæs Kommune:
§1. Foreningens navn
Det anbefales at navnet siger noget om foreningens aktivitet (er) og geografisk tilhørsforhold.
§2. Foreningens hjemsted
Her skal der stå: Foreningen er hjemmehørende i Halsnæs Kommune.
Der behøver ikke at stå mere. Nogle foreninger er mere specifikke og det er en mulighed, men også en ulempe hvis aktiviteterne spreder sig til andre faciliteter eller geografiske områder, eller man ikke får tildelt samme lokale/hal/gymnastiksal som man plejer.
§3. Foreningens formål
Det er et krav at foreningen er almennyttig. Det betyder at foreningen vil fremme fællesskabets interesser. Almennyttig betyder også at der ikke kan være kommercielle formål i foreningen i modsætning til fx private fitnesscentre.
Formålsparagraffen vil typisk indeholde noget om hvilke aktiviteter foreningen laver og værdier der understøtter og samler omkring disse aktiviteter. Desuden noget om hvem der kan optages i foreningen. I udgangspunktet kan alle optages i en forening, hvis man går ind for foreningens formål, men foreningen kan godt afgrænse via objektive kriterier, fx at foreningen er for medlemmer over 60 år.
§4. Medlemsskab
En beskrivelse af medlemskab vil typisk indeholde hvem der kan optages som medlem, hvornår man betragtes som medlem og hvordan man kan ekskluderes som medlem. Der kan fx stå:
- Som medlem kan optages alle der går ind for foreningens formål og man er medlem når medlemsskabet er registret og der er betalt kontingent – evt. mere specifikt omkring dette. Overvej også forhold omkring udmeldelse, herunder kontingentrestance.
- Eksklusion af foreningen. En forening kan se sig nødsaget til at ekskludere et medlem. Det er vigtigt at det følger objektive kriterier for en eksklusion. Fx: Bestyrelsen kan ekskludere et medlem der arbejder imod foreningens formål og værdier, eller: Et ekskluderet medlem skal have mulighed for at få prøvet sin sag på en generalforsamling. Der kan fx stå: Det ekskluderede medlem kan skriftligt forlange, at eksklusionen bliver prøvet på førstkommende generalforsamling.
§5. Generalforsamling
Generalforsamlingen er vigtig for en folkeoplysende forening, idet det er her medlemmerne har mulighed for at følge med i hvad der foregår i foreningen samt stille op til bestyrelsen mv.
5.1. Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed.
Det betyder at beslutninger taget på generalforsamlingen står over alle andre beslutninger i foreningen. Bestyrelsen kan således heller ikke ændre på beslutninger truffet på generalforsamlingen.
5.2. Indkaldelse til generalforsamling.
Forholdene omkring indkaldelse til generalforsamlingen skal fremgå af vedtægterne, herunder hvornår på året den afholdes, hvordan der indkaldes (mail, Facebook, hjemmeside mv.). Vedtægterne kan beskrive at bestyrelsen kan beslutte at generalforsamlingen kan afvikles digitalt. Bemærk at kommunen stiller krav om at regnskabsåret følger kalenderåret. Derfor vil der normalt være generalforsamling i marts/april i forbindelse med afslutning af regnskab.
Medlemmerne skal have mulighed for at komme med forslag til behandling på generalforsamlingen og det skal indkaldelsen give mulighed for. Selve processen omkring indkaldelse og afholdelse af generalforsamlingen tager typisk 3-4 uger, hvor den endelige dagsorden normalt bliver offentliggjort mindst 1 uge før afholdelse.
5.3. Stemmeret, afstemning og valgbarhed
- Hvem har stemmeret? Det kan fx være alle over 15 år eller alle over 18 år. Kan der stemmes med fuldmagt og i givet fald hvor mange fuldmagter kan man have. Hvis et medlem, fx et barn, ikke har stemmeret kan det være at en forældre kan stemme på barnets vegne.
- Hvordan afgøres afstemninger. Normalt afgøres afstemninger med simpelt flertal ved håndsoprækning. Vedtægtsændringer kræver ofte et større flertal fx 2/3.
- Der kan være skriftlig afstemning. Det kan fx fremgå at der skal være skriftlig afstemning, hvis et medlem kræver det og ved alle kampvalg, fx hvis der er flere der stiller op til samme plads i bestyrelsen.
- Det bør fremgå af vedtægterne hvem der kan vælges til bestyrelsen. Der kan godt være medlemmer under 18 år i bestyrelsen, fx over 15 år, men en række poster er svære at bestride hvis man er under 18 år i forhold til myndigheder, banker mv., hvorfor anbefales at i hvert fald formand og kasserer er over 18 år.
5.4. Generalforsamlingens dagsorden.
Generalforsamlingens dagsorden skal fremgå af vedtægterne og bør minimum indeholde:
- Valg af dirigent og stemmetællere
- Bestyrelsens beretning
- Fremlæggelse af regnskab til godkendelse
- Fastsættelse af kontingent
- Indkomne forslag
- Fremlæggelse af handlingsplan og budget
- Valg af bestyrelse og suppleant (er)
- Valg af revisor
- Evt.
5.5. Bestyrelsen har ansvaret for at der tages referat af generalforsamlingen.
Det er vigtigt at der tages referat af generalforsamlingen og at det gøres tilgængeligt for medlemmerne, fx på foreningens hjemmeside eller at det sendes til alle medlemmer.
5.6. Bestyrelsen kan beslutte, at generalforsamlingen helt eller delvist afvikles digitalt, hvis forhold gør det umuligt at afvikle generalforsamlingen som et fysisk møde.
Efter Covid-19 har det vist sig at være hensigtsmæssigt at have dette med i vedtægterne.
§6. Ekstraordinær generalforsamling
Der kan være situationer, hvor der er behov for at indkalde til en ekstraordinær generalforsamling og derfor er det vigtigt at det tydeligt fremgår af vedtægterne hvordan dette kan ske. Det er altid bestyrelsen der har ansvaret for at indkalde og afholde en ekstraordinær generalforsamling også selvom det er medlemmer og ikke bestyrelsen der ønsker den ekstraordinære generalforsamling. Vedtægterne indeholder typisk de situationer hvor bestyrelsen kan indkalde på eget initiativ og de situationer hvor medlemmer kan pålægge bestyrelsen at indkalde. Eksempelvis formuleret:
6.1. Et flertal i bestyrelsen kan indkalde til en ekstraordinær generalforsamling og bestyrelsen skal indkalde til en ekstraordinær generalforsamling hvis mindst 20 % af medlemmerne/x antal medlemmer ønsker det.
Hvordan det formuleres kan bl.a. afhænge af hvor stor en forening det drejer sig om. I en lille forening med 10 medlemmer hvor måske halvdelen sidder i bestyrelsen er 20% ikke meget, mens det er ret omfattende for medlemmerne, hvis en forening med 1000 medlemmer skal have opbakning fra 200 personer for at få indkaldt til en ekstraordinær generalforsamling.
§7. Bestyrelsen
Bestyrelsen står for den daglige ledelse af foreningen og det kan være en god ide at skrive det ind i vedtægterne.
7.1. Bestyrelsen står for den daglige ledelse af foreningen mellem de årlige generalforsamlinger.
7.2. Bestyrelsen består af X medlemmer, der efter generalforsamlingen fordeler posterne imellem sig.
Der skal som minimum være en formand og en kasserer. Der er ikke noget krav om et minimums antal bestyrelsesmedlemmer i en frivillig folkeoplysende forening, men kommunen anbefaler minimum 3 og normalt vil der være 4-6 medlemmer, samt suppleanter. Bestyrelsesmedlemmer vælges ofte for en 2 årig periode, men det kan også være kortere eller længere. Ofte er der mulighed for genvalg. Der findes også foreninger hvor der er direkte valg til konkrete poster, men ofte konstituerer bestyrelsen sig selv efter nyvalg, uanset skal det stå i vedtægterne hvordan det foregår.
7.3. Der vælges hvert år x antal suppleanter til bestyrelsen. Hvis et bestyrelsesmedlem forlader bestyrelsen i valgperioden indtræder suppleanten i stedet og bestyrelsen fordeler posterne mellem sig på ny.
7.4. Bestyrelsen er beslutningsdygtig når mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer er til stede.
7.5. Bestyrelsen kan nedsætte arbejdsgrupper efter behov.
§8. Regnskab/økonomi
Foreningens regnskab er vigtigt i forhold til at medlemmerne kan følge med i økonomien og i forhold til at kunne søge tilskud mv.
8.1. Regnskabsåret følger kalenderåret og regnskabsperioden er 1/1 – 31/12. Dette er et krav fra Halsnæs Kommune.
8.2. Regnskabet føres af kassereren og skal indeholde oversigt over indtægter og udgifter. Bestyrelsen er ansvarlig for at udarbejde regnskabet. Regnskabet forelægges bestyrelsen løbende samt tilses og revideres af den af generalforsamlingen valgte revisor.
§9. Dispositionsret
Af praktiske årsager indeholder vedtægterne ofte at en mindre del af bestyrelsen kan foretage dispositioner på vegne af foreningen. Det kan fx stå således:
9.1. Det er formanden eller kassereren i forening med et andet bestyrelsesmedlem, der har ret til at indgå aftaler på foreningens vegne. Ved køb eller salg af fast ejendom skal hele bestyrelsen underskrive. Bestyrelsen kan give et udvalg eller en person fuldmagt til at foretage dispositioner på vegne af foreningen.
9.2. Der påhviler ikke foreningens medlemmer nogen personlig hæftelse for de forpligtigelser, der påhviler foreningen.
Der gøres opmærksom på at bestyrelsen har et personligt ansvar jf. Folkeoplysningslovens §31, hvis der er udvist retsstridig handling eller undladelse der kan tilregnes som forsætlig eller uagtsom.
§10. Vedtægtsændringer
Vedtægterne er vigtige for den daglige drift af foreningen og for at sikre en hensigtsmæssig måde at drive foreningen på. Derfor sikrer vedtægterne normalt, at det er sværere at ændre vedtægterne end andre beslutninger. Der kan fx stå:
10.1. Ændringer af vedtægterne kan vedtages på en ordinær eller ekstraordinær generalforsamling, når forslaget er indsendt rettidigt jf. vedtægterne og mindst 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede stemmer for forslaget.
§11. Opløsning af foreningen
Ligesom vedtægterne ofte kræver ekstra stort flertal, hvis vedtægterne skal ændres gælder det samme også normalt hvis foreningen nedlægges. Det kan fx stå således:
11.1. Foreningen kan opløses på en ekstraordinær generalforsamling, hvor mindst halvdelen af foreningens medlemmer er til stede. Der kræves mindst ¾ dele af de afgivne stemmer for at forslaget kan vedtages. Hvis det nødvendige flertal på ¾ dele for en opløsning opnås, men med under halvdelen af medlemmerne til stede, indkaldes til endnu en ekstraordinær generalforsamling, hvor beslutning om foreningens opløsning kan vedtages med ¾ af de afgivne stemmer uanset antallet af fremmødte.
Det er ikke lovbestemt hvor stor en andel der skal stemme for en opløsning for at det kan ske, men tanken er at det skal være forholdsvis svært at opløse en forening. Det er foreningens vedtægter der afgør hvad der er gældende.
11.2. I tilfælde af foreningens opløsning gives foreningens formue til almennyttige formål, som besluttes på den opløsende generalforsamling.
Det er en betingelse for en frivillig folkeoplysende forening, at eventuel formue ved ophør gives til almennyttige formål.
